Deze pagina bevat informatie over de praktijkproef bij een geselecteerd aantal sportverenigingen.
Met de praktijkproef wordt ervaring opgedaan met het zo eenvoudig mogelijk delen van deze digitale verklaring en kennis op te halen over welke randvoorwaarden belangrijk zijn voor een brede acceptatie.
​
Dit zijn de documenten met achtergrond informatie en een handleiding voor de registratie van de SmartVOG:
​
-
Getekende verwerkingsovereenkomst met afspraken over opslag en verwijdering van persoonlijke gegevens
​
Hieronder een voorbeeld van de registratie voor de vereniging, uiteraard gevuld met random namen en gegevens:
Veelgestelde vragen over het beheren van de SmartVOG:
​
Hoe log ik in op de SmartVOG administratie omgeving?
-
De personen voor wie toegang nodig is tot de SmartVOG administratie geven hun email adres door via de beheerder van de vereniging aan Credenco. Om in te loggen tot de omgeving vul je je email adres in waarna je een code ontvangt per mail waarmee je eenmalig kunt inloggen.
​
Hoe creëer ik een nieuw functieprofiel?
-
Nieuwe functieprofielen kunnen gemaakt worden via het venster ‘Functie profielen’. Voor meer informatie zie de ‘Handleiding voor de registratie van de SmartVOG’.
​
Hoe creëer ik een nieuw profiel voor een vrijwilliger?
-
Nieuwe profielen voor vrijwilligers kunnen gemaakt worden via het venster ‘Vrijwilligers. Voor meer informatie zie de ‘Handleiding voor de registratie van de SmartVOG’.
Wat betekenen de regels die onder ‘Notificaties’ worden getoond?
-
In het venster ‘Notificaties’ staan alle SmartVOG’s waarvoor nog geen verzoek is uitgestuurd, die bijna verlopen of verlopen zijn, en waarvoor langer dan drie weken geleden een verzoek is uitgestuurd. Bij elke regel staat een actie die je kan uitvoeren.
Waar kan ik zien wie een goedgekeurde SmartVOG heeft en wie niet?
-
In het venster ‘Geregistreerde SmartVOG’s’ zijn alle SmartVOG’s weergegeven met hun status. Daar is dus te zien welke SmartVOGs succesvol zijn gedeeld en geaccepteerd, waarvoor nog een beoordeling nodig is, welke nog aangeleverd moeten worden en welke niet meer nodig zijn (afgebroken).
Als een SmartVOG niet ouder mag zijn dan een bepaalde periode, hoe weet ik dan welke SmartVOG’s gaan verlopen?
-
Wanneer de vervaltermijn is ingesteld op één jaar in de Smartvogadministratie, krijg je automatisch een aantal weken vooraf een melding in het scherm ‘Notificaties’ wanneer een SmartVOG dreigt te verlopen of inmiddels al verlopen is.
Waarom word ik gevraagd een SmartVOG te beoordelen?
-
Met de SmartVOG app kunnen vrijwilligers hun SmartVOG delen met de vereniging door het scannen van de QR validatiecode. Alleen een SmartVOG die voldoet aan de vereiste functieaspecten en de geboortedatum kan worden gedeeld. Na het delen wordt de SmartVOG automatisch gevalideerd op alle onderdelen, dus ook de achternaam. Wanneer de naam op de ingestuurde SmartVOG afwijkt van de gegevens van de vrijwilliger krijgt de SmartVOG de status ‘Beoordelen’, waarna de beheerder deze na controle van de gedeelde informatie versus het geregistreerde profiel alsnog kan ‘goedkeuren’ of ‘afkeuren’.