Viimeksi tarkistettu: 19. syyskuuta 2026
EUDI Wallet HR:ssä ja rekrytoinnissa: mikä todella muuttuu
Työnantajalle tai henkilöstöpalveluyritykselle lompakko muuttaa sen, miten työsuhdetta edeltävä aineisto kootaan, ei sitä, mitä siinä on oltava. Henkilöllisyyden tarkistus, työnteko-oikeuden tarkistus ja pätevyyden tarkistus lakkaavat olemasta joukko sähköpostitse lähetettyjä skannauksia, joita jahdataan päiväkausia, ja muuttuvat yhdeksi pyynnöksi, jonka hakija hyväksyy. Se, mitä lompakko ei muuta: velvollisuus tehdä nuo tarkistukset, kansallisen lain vaatima merkintä, joka on säilytettävä, tai oma päätöksesi siitä, kenet palkkaat.
Tämä sivu käsittelee sen, keitä asia koskee ja millä perusteella, mihin rekrytointiprosesseihin lompakko vaikuttaa, mitkä credentialit ovat olennaisia, mikä muuttuu nykyiseen verrattuna, läpikäydyn esimerkin rajat ylittävästä konsultista, miten työnteko-oikeutta ja tietosuojaa koskevat säännöt kytkeytyvät lompakkoesitykseen, sekä kolme konkreettista seuraavaa askelta. Siinä oletetaan, että tiedät jo, mikä EUDI Wallet on; sitä ei esitellä tässä uudelleen.
Toisesta jäsenvaltiosta palkatun konsultin perehdyttäminen
Tapaus, jossa ero on suurin: rajan yli palkattu konsultti, joka on selvitetty valmiiksi ennen ensimmäistä päivää eikä vasta ensimmäisen viikon aikana. Lompakko lyhentää esittämisvaiheita. Se ei poista merkintää, jonka säilyttämistä kansallinen laki yhä edellyttää.
Keitä asia koskee ja millä perusteella
Aloitetaan siitä, mikä ei koske sinua. eIDAS 2.0 (asetus (EU) 2024/1183) EUR-Lexissä asettaa lompakon hyväksymisvelvollisuuden yksityisille luottaville osapuolille nimetyillä toimialoilla, kuten pankki-, terveys-, liikenne-, energia-, koulutus- ja televiestintäalalla. Työnantajana toimiminen ei ole yksi näistä perusteista. Jos toimit myös jollakin nimetyistä toimialoista, velvollisuus tulee sinua koskevaksi sen toiminnan kautta eikä rekrytoinnin kautta.
HR-osastoa sitovat velvoitteet tulevat sen sijaan työlainsäädännöstä. työnantajiin kohdistuvia seuraamuksia koskeva direktiivi 2009/52/EC EUR-Lexissä edellyttää, että kolmannen maan kansalaisen palkkaava työnantaja tarkistaa ennen työsuhteen alkua, että henkilöllä on voimassa oleva oleskelulupa tai vastaava lupa, säilyttää siitä kopion tai merkinnän viranomaisten saatavilla vähintään työsuhteen keston ajan ja ilmoittaa asiasta toimivaltaiselle viranomaiselle. EU:n tai ETA:n kansalaisen kohdalla vastaavaa tarkistettavaa ei ole: asetus (EU) 492/2011 työntekijöiden vapaasta liikkuvuudesta, EUR-Lexissä tarkoittaa, ettei työlupaa tarvita lainkaan.
Henkilöstöpalveluyritykset ovat molemmissa rooleissa yhtä aikaa. Ne tekevät tarkistuksia työnantajan puolesta ja ovat samalla itse työnantajia omilla listoillaan oleville työntekijöille, joten saman prosessin on täytettävä kaksi eri odotusjoukkoa siitä, kuka pyysi mitäkin ja kenen valtuutuksella.
Työnteko-oikeuden menettely määräytyy kansallisen täytäntöönpanon eikä EU-tason mukaan. Kuvaa oman jäsenvaltiosi sääntö sen sijaan, että oletat yhteisen eurooppalaisen menettelyn olevan olemassa.
Missä lompakko todella näkyy rekrytoinnissa
Kuusi kohtaa rekrytointisyklissä käytännössä, kun hakija voi esittää credentialeja:
- Hakijan henkilöllisyyden tarkistus, työtarjousvaiheessa ja uudelleen sopimusta allekirjoitettaessa
- Työnteko-oikeuden todentaminen, kun palkattava on kolmannen maan kansalainen
- Tutkintotodistuksen ja ammatillisen sertifioinnin tarkistus tehtävään, jossa on ilmoitettu vaatimus
- Taustaselvitykset, mukaan lukien suositukset, joita työnantaja nykyään jahtaa sähköpostitse
- Konsulttien ja vuokratyöntekijöiden perehdyttäminen, kun tarkistaja ei ole työnantaja
- Henkilöllisyys palkanlaskennassa, kun sama henkilö on todistettava uudelleen toiselle järjestelmälle
Olennaiset credentialit tässä yhteydessä
Kuusi credential-tyyppiä kattaa suurimman osan siitä, mitä rekrytointiprosessi kysyy. PID on henkilön tunnistetiedot, jotka jokainen lompakko sisältää. Viranomaisen myöntämä todennus työnteko-oikeudesta tai oleskelusta on PuB-EAA; pätevän myöntäjän antama tutkintotodistus tai sertifiointi on tyypillisesti QEAA. Erityisesti tutkintotodistuksilla on jo oma eurooppalainen muotonsa, Europass-kehykselle rakennettu European Digital Credentials for Learning, joka on lompakkoa vanhempi ja jota sovitetaan yhteen lompakon kanssa sen sijaan, että lompakko korvaisi sen. Lähde
| Credential | Kuka sen myöntää | Kuka siihen luottaa |
|---|---|---|
| PID | Kansallinen PID Provider | Rekrytoija, henkilöllisyyden tarkistuksessa ennen sopimusta |
| Työnteko-oikeutta tai oleskelua koskeva todennus | Kansallinen maahanmuutto- tai oleskeluviranomainen | Compliance, kolmannen maan kansalaisen työsuhdetta edeltävässä tarkistuksessa |
| Tutkintotodistus (European Digital Credential for Learning) | Tutkinnon myöntänyt yliopisto, oppilaitos tai koulutuksen tarjoaja | Rekrytoija, kun tehtävässä on ilmoitettu pätevyysvaatimus |
| Ammatillinen sertifiointi tai lupa | Ammattialan elin, sertifiointijärjestelmä tai kansallinen rekisteri | Lähiesihenkilö tai työmaan valvoja, ennen kuin työntekijä aloittaa |
| Työhistoriatodennus | Entinen työnantaja tai palkanlaskennan tai sosiaaliturvan toimija | Taustaselvitys, suosituksen sähköpostitse jahtaamisen sijaan |
| Henkilöstöpalveluyrityksen valtuutus-credential | Työnantaja, sen puolesta toimivalle henkilöstöpalveluyritykselle | Hakija, joka näkee, minkä työnantajan puolesta yritys kysyy |
Mikä muuttuu nykyiseen toimintatapaan verrattuna
- Rekrytoijalle sähköpostitse lähetetty ja HR-järjestelmään tallennettu passin skannaus korvautuu allekirjoitetulla attribuuttiesityksellä, joten henkilöllisyysvaihe ei enää tuota asiakirjaa, jota sinun on sen jälkeen suojattava.
- Luottamuksen varassa hyväksytty tai tarkistuskohtaista maksua vastaan todentamistoimistoon lähetetty tutkintotodistus korvautuu credentialilla, jonka allekirjoitus johtaa takaisin myöntäneeseen oppilaitokseen.
- Viikon ajan sähköpostitse jahdattu suositus korvautuu, silloin kun entinen työnantaja sellaisen myöntää, työhistoriatodennuksella, joka on jo hakijan hallussa.
- Jokaisen uuden työnantajan kohdalla kokonaan toistettava taustaselvitys on alue, jossa on eniten voitettavaa ja jonka oikeustila on vähiten vakiintunut, koska se, kuinka kauan tulos on voimassa ja kuka sen saa nähdä, on kansallisen säännön eikä teknologian kysymys.
Läpikäyty esimerkki: toisesta jäsenvaltiosta tuleva konsultti, selvitettynä ennen ensimmäistä päivää
Yritys tarvitsee sertifioidun sähköinsinöörin työmaalle kuuden kuukauden sopimuksella. Hakija asuu toisessa jäsenvaltiossa, hänellä on tutkinto siellä sijaitsevasta yliopistosta ja sertifiointi kolmannen maan järjestelmästä. Nykyään tämä etenee suunnilleen näin: hakija lähettää passin skannauksen sähköpostitse, henkilöstöpalveluyritys arkistoi sen, tutkintotodistus lähetetään todentamistoimistoon, sertifiointielimeen otetaan yhteyttä erikseen, ja työmaan valvoja hyväksyy sertifioinnin sillä välin luottamuksen varassa, koska aloituspäivä ei jousta. Konsultti on työmaalla ensimmäisellä viikolla ja täysin selvitettynä jossain vaiheessa toista viikkoa.
Kun lompakot ovat käytössä molemmin puolin, henkilöstöpalveluyritys lähettää yhden pyynnön. Hakija hyväksyy sen ja esittää PID:n, työnteko-oikeutta koskevan todennuksen jos palkkaaminen sitä edellyttää, tutkintotodistuksen digitaalisena credentialina myöntäneeltä yliopistolta sekä sertifioinnin sen myöntäneeltä järjestelmältä. Jokainen todennetaan myöntäjäänsä vasten eikä kopiota vasten. Yritys palauttaa työnantajalle todennetun tuloksen, ei taustalla olevia asiakirjoja.
Mitä lompakko poistaa tässä: kolmessa postilaatikossa lojuvan sähköpostitse lähetetyn skannauksen, toimistomaksun ja sen läpimenoajan sekä aukon, jossa valvoja hyväksyy väitteen siksi, että aloituspäivä on lyöty lukkoon. Mitä se ei poista: työnantajan säilytysvelvollisuutta silloin kun palkattava on kolmannen maan kansalainen, työmaakohtaista osaamisen arviointia, jonka valvoja tekee omalla vastuullaan, eikä sitä tosiasiaa, että tämä toimii vain siinä määrin kuin myöntävä yliopisto ja sertifiointijärjestelmä todella myöntävät credentialeja, mikä on tänään epätasaista.
Työnteko-oikeus, säilyttäminen ja taustaselvitystiedot
Työnteko-oikeus on kansallinen menettely: EU-tason velvollisuus on tarkistaa ennen työsuhteen alkua ja kyetä osoittamaan, että niin tehtiin. Asiakirjaluettelon, merkinnän muodon ja valvontajärjestelyn määrittää kukin jäsenvaltio pannessaan direktiivin täytäntöön, ja ne poikkeavat toisistaan. Lompakkoesitys muuttaa sitä, millaista näyttöä sinulla on hallussasi, joten paikallisesti on kysyttävä, hyväksyykö kansallinen sääntösi todennetun esityksen ja lokimerkinnän asiakirjakopion sijaan. Lähde
Henkilöllisyyskopioiden ongelma: HR-järjestelmä, jossa on passien ja lupien skannauksia, pitää hallussaan juuri niitä tietoja, jotka satuttavat eniten tietomurrossa, yleensä pidempään kuin kukaan oli tarkoittanut, ja GDPR:n tietojen minimointi puhuu niiden säilyttämistä vastaan. Todennuksen esittäminen antaa sinun todentaa attribuutin vastaanottamatta sen taustalla olevaa asiakirjaa, mikä vähentää säilytettävää. Se ei vähennä sitä olemattomiin niin kauan kuin kyseiseen palkkaukseen kohdistuu säilytysvelvollisuus. Lähde
Tunnustaminen ei ole todentamista: säännellyn ammatin kohdalla sen vahvistaminen, että pätevyys on aito, ja sen vahvistaminen, että se oikeuttaa harjoittamaan ammattia maassasi, ovat kaksi eri kysymystä. Ammattipätevyysdirektiivi sääntelee jälkimmäistä, eikä credential vastaa siihen. Todenna lompakolla; hae tunnustaminen olemassa olevaa reittiä. Lähde
Taustaselvitystietoja käsitellään erikseen: rikostuomioita koskevilla tiedoilla on GDPR:ssä oma sääntelynsä, ja niitä saa yleensä käsitellä vain viranomaisen valvonnassa tai silloin kun kansallinen laki tarjoaa suojatoimet. Se rajoittaa siirrettävän taustaselvityksen ajatusta enemmän kuin mikään tekninen rajoite, eikä se, miten taustaselvitystodennus asettuisi tähän, ole kirjoitushetkellä vakiintunut. Lähde
Se, täyttääkö todennettu lompakkoesitys kansallisen säilytysvelvollisuuden, ja se, miten henkilöstöpalveluyritysten delegoituihin pyyntöihin tarkoitetut valtuutus-credentialit standardoidaan, ovat molemmat kirjoitushetkellä avoimia kysymyksiä. Varmista nykytilanne ennen kuin suunnittelet prosessin kummankaan varaan. ARF GitHubissa
Kun yritys esittää kysymyksen: valtuutusketju
Hakijalla, jolta rekrytoija, jota hän ei ole koskaan tavannut, pyytää henkilöllisyysasiakirjoja, ei ole mitään keinoa arvioida, onko pyyntö aito, ja nykyään vastauksena on sähköpostin allekirjoitus. Valtuutus-credential tekee siitä tarkistettavan: yritys osoittaa, kenen valtuutuksella se toimii, ja työnantaja saa takaisin tuloksen eikä kansiollista asiakirjoja.
Mitä tehdä nyt
- Kartoita, mitä rekrytointiprosessinne tällä hetkellä kerää asiakirjana eikä tarkistuksena: passien skannauksia, lupien kopioita, tutkintotodistuksia PDF-muodossa. Jokainen niistä on ehdokas korvattavaksi esityksellä, ja jokainen niistä on myös säilytyskysymys, jota jo kannatte.
- Esitä lakiasiain- tai compliance-toiminnollenne yksi täsmällinen kysymys: mitä meidän on tarkalleen säilytettävä työnteko-oikeussääntöjen kansallisen täytäntöönpanon mukaan, ja täyttäisikö todennettu esitys ja lokimerkintä sen? Vastaus määrittää, kuinka suuren osan henkilöllisyyskopioiden ongelmasta lompakko voi teille todella ratkaista.
- Pilotoi ensin rajat ylittävissä rekrytoinneissa ja tehtävissä, joissa on ilmoitettu pätevyysvaatimus. Siellä nykyinen prosessi on hitain ja siellä credential korvaa toimiston sen sijaan, että se kahdentaisi tarkistuksen, jonka teette jo halvalla.
Rekrytointi tänään verrattuna rekrytointiin EUDI Walletin kanssa
| Ulottuvuus | Tänään | EUDI Walletin kanssa |
|---|---|---|
| Aika työn aloitukseen | Päiviä tai viikkoja, jonka määrää viimeisenä vastaava kolmas osapuoli: toimisto, entinen työnantaja, taustaselvityspalvelu | Minuutteja niiden tarkistusten osalta, joihin hakijalla on jo credentialit; kaikki mitä kolmas osapuoli edelleen tekee, vie yhtä kauan kuin ennenkin |
| Säilytettävät asiakirjat | Passien, lupien ja tutkintotodistusten skannaukset ovat henkilöstökansiossa niin kauan kuin säilytyssääntö sanoo, ja joskus pidempään | Todennettu tulos taustalla olevan asiakirjan sijaan, paitsi silloin kun säilytysvelvollisuuden kansallinen täytäntöönpano yhä edellyttää kopiota tai merkintää |
| Todentamisen kustannus | Tarkistuskohtaiset maksut tutkintojen todentamistoimistoille ja taustaselvityspalveluille sekä rekrytoijan aika, joka kuluu vastausten jahtaamiseen | Myöntäjä on jo tehnyt työn, joten esitys todennetaan ilman tarkistuskohtaista maksua; ne tarkistukset, joita mikään credential ei kata, maksavat yhä sen minkä maksavat |
| Rajat ylittävä kattavuus | Toisesta jäsenvaltiosta peräisin oleva tutkintotodistus tai sertifiointi tarkoittaa usein tunnustamishakemusta, käännöstä tai toimistoa, joka kattaa kyseisen maan | Missä tahansa jäsenvaltiossa myönnetty credential esitetään samalla tavalla, kun lompakot ja asiaankuuluvat todennusten sääntökirjat ovat käytössä molemmin puolin |
Aiheeseen liittyvää luettavaa
Nämä aiheeseen liittyvät sivut ovat työn alla, ja ne linkitetään tähän julkaisun jälkeen:
- Kenen on hyväksyttävä EUDI Wallet
- eIDAS 2:n määräajat
- Näin hyväksyt EUDI Wallet -credentialeja
- EUDI Walletin vaatimustenmukaisuuden tarkistuslista
Jo julkaistu: eIDAS 2.0 ja digitaalisen identiteetin tulevaisuus, sekä sanasto edellä käytettyjä termejä varten.
Usein kysytyt kysymykset
Onko työnantajilla lakisääteinen velvollisuus hyväksyä EUDI Wallet?
Työnantajana yleensä ei. eIDAS 2.0:n velvollisuus hyväksyä lompakko kohdistuu yksityisiin luottaviin osapuoliin nimetyillä toimialoilla, kuten pankki-, terveys-, liikenne-, energia-, koulutus- ja televiestintäalalla. Työnantajana toimiminen ei itsessään ole yksi näistä perusteista. Jos organisaatiosi toimii myös nimetyllä toimialalla, velvollisuus tulee sinua koskevaksi sen toiminnan kautta, ei rekrytoinnin kautta. HR:ää koskevat sen sijaan työlainsäädäntö ja työnteko-oikeutta koskevat säännöt, jotka määrittävät, mitä sinun on tarkistettava ja mitä säilytettävä; lompakko on uusi tapa tehdä tuo tarkistus, ei uusi velvollisuus.
Voimmeko lopettaa henkilöllisyysasiakirjojen kopioiden säilyttämisen henkilöstökansiossa?
Ei automaattisesti, ja juuri tässä kohdassa kannattaa olla huolellinen. Työnantajiin kohdistuvia seuraamuksia koskeva direktiivi edellyttää, että kolmannen maan kansalaisen palkkaava työnantaja säilyttää oleskeluluvasta kopion tai merkinnän viranomaisten saatavilla vähintään työsuhteen keston ajan. Se, mikä katsotaan riittäväksi merkinnäksi, määräytyy kunkin jäsenvaltion täytäntöönpanon mukaan, joten se, riittääkö todennettu lompakkoesitys ja lokimerkintä, riippuu omasta kansallisesta säännöstäsi. Lompakko vähentää sitä, mitä sinun ylipäätään täytyy kerätä; se ei itsessään poista säilytysvelvollisuutta.
Muuttaako tämä mitään EU-kansalaisten palkkaamisessa?
Se muuttaa paperityön, ei oikeutta. EU:n tai ETA:n kansalainen ei vapaan liikkuvuuden sääntöjen nojalla tarvitse lainkaan työlupaa työskennelläkseen toisessa jäsenvaltiossa, joten tarkistettavaa lupaa ei ole. Lompakko auttaa EU-rekrytoinnissa kaikessa siinä, mikä tulee tämän jälkeen: henkilöllisyyden osoittamisessa ilman passin skannauksen lähettämistä sähköpostitse ja toisessa maassa myönnetyn tutkintotodistuksen tai ammatillisen sertifioinnin osoittamisessa ilman tunnustamishakemusta tai todentamistoimistoa.
Korvaako tutkintotodistuksen credential todentamistoimiston?
Sellaisen tutkintotodistuksen osalta, jonka oppilaitos on myöntänyt digitaalisena credentialina, kyllä, siinä mielessä että tarkistus ei enää tarvitse kolmatta osapuolta vahvistamaan tutkintoa: allekirjoitus johtaa suoraan takaisin myöntäneeseen oppilaitokseen. Kaksi varaumaa. Toimisto, joka myös arvioi, vastaako ulkomainen pätevyys kotimaista, tekee jotain mitä credential ei tee, ja tuo tunnustamiskysymys säilyy. Lisäksi kattavuus on epätasaista, joten varaudu ajamaan molempia polkuja joitakin vuosia sen sijaan että vaihtaisit kerralla.
Voimmeko lompakon avulla käyttää uudelleen aiemman työnantajan teettämää taustaselvitystä?
Suunta on tämä, mutta se on tämän sivun vähiten vakiintunut osa. Teknisesti todennuksena myönnetty taustaselvityksen tulos voitaisiin esittää toiselle työnantajalle sen sijaan, että selvitys tehtäisiin uudelleen. Oikeudellisesti rikostuomioita koskevia tietoja käsitellään GDPR:ssä erikseen, ja kansalliset säännöt määrittävät usein, kuinka tuore selvityksen on oltava ja kuka sen saa nähdä. Pidä siirrettävää taustaselvitystä asiana, jota seurataan, ei asiana, jonka varaan prosessi rakennetaan tänään.
Miten tämä toimii, kun henkilöstöpalveluyritys tekee tarkistukset puolestamme?
Valtuutus-credential on se mekanismi, johon arkkitehtuuri viittaa: työnantaja myöntää yritykselle credentialin, joka määrittää, mitä se saa pyytää, yritys esittää tuon valtuutuksen pyyntönsä yhteydessä, ja hakija näkee, mikä työnantaja kysymyksen takana todellisuudessa on. Työnantajalle palautuu todennettu tulos eikä hakijan asiakirjoja. Sitä, miten tämänkaltaiset valtuutukset standardoidaan, työstetään edelleen, joten varmista nykytilanne ennen kuin suunnittelet prosessin tietyn mallin varaan.
Viittaa tähän sivuun
Credenco. (2026). EUDI Wallet HR:ssä ja rekrytoinnissa: mikä todella muuttuu. Haettu 19. syyskuuta 2026, osoitteesta https://www.credenco.com/fi/explained/eudi-wallet-for-hr-and-recruitment
Muutosloki
- 2026-09-19: Sivu julkaistu.
Tämä sivu on tiedoksi eikä muodosta oikeudellista neuvontaa. Varmista organisaatiotasi koskevat eIDAS 2.0:n, työlainsäädännön, työnteko-oikeuden ja tietosuojan vaatimukset pätevältä lakimieheltä.
Tällä sivulla viitatut lähteet: eIDAS 2.0 (asetus (EU) 2024/1183) EUR-Lexissä, työnantajiin kohdistuvia seuraamuksia koskeva direktiivi 2009/52/EC EUR-Lexissä, asetus (EU) 492/2011 työntekijöiden vapaasta liikkuvuudesta, EUR-Lexissä, direktiivi 2005/36/EC ammattipätevyyden tunnustamisesta, EUR-Lexissä, Europass-päätös (EU) 2018/646 EUR-Lexissä, GDPR (asetus (EU) 2016/679) EUR-Lexissä, ARF GitHubissa.
Selvitättekö, mitä EUDI Wallet tarkoittaa omalle rekrytointiprosessillenne?
Ota yhteyttä