Zuletzt geprüft: 19. September 2026
Die EUDI Wallet für HR und Recruiting: was sich wirklich ändert
Für einen Arbeitgeber oder einen Personaldienstleister ändert die Wallet, wie die Einstellungsakte zusammengestellt wird, nicht, was darin stehen muss. Die Identitätsprüfung, die Prüfung der Arbeitsberechtigung und die Qualifikationsprüfung sind nicht länger eine Reihe gemailter Scans, denen man tagelang hinterherläuft, sondern eine einzige Anfrage, die die Bewerberin oder der Bewerber freigibt. Was sich nicht ändert: die Pflicht, diese Prüfungen durchzuführen, der Nachweis, den das nationale Recht von Ihnen verlangt, und Ihre eigene Entscheidung darüber, wen Sie einstellen.
Diese Seite behandelt, wer betroffen ist und auf welcher Grundlage, welche Einstellungsprozesse die Wallet berührt, welche Credentials hier zählen, was sich gegenüber heute ändert, ein durchgerechnetes Beispiel für einen grenzüberschreitenden Auftragnehmer, wie das Recht der Arbeitsberechtigung und der Datenschutz mit einer Wallet-Vorlage zusammenwirken, und drei konkrete nächste Schritte. Sie setzt voraus, dass Sie bereits wissen, was eine EUDI Wallet ist; diese Einführung wird hier nicht wiederholt.
Onboarding eines Auftragnehmers aus einem anderen Mitgliedstaat
Der Fall mit dem größten Unterschied: ein grenzüberschreitend beauftragter Auftragnehmer, der vor dem ersten Tag freigegeben ist und nicht erst im Lauf der ersten Woche. Die Wallet verkürzt die Vorlageschritte. Sie beseitigt nicht den Nachweis, den das nationale Recht weiterhin von Ihnen verlangt.
Wer betroffen ist, und auf welcher Grundlage
Beginnen Sie mit dem, was nicht gilt. eIDAS 2.0 (Verordnung (EU) 2024/1183) auf EUR-Lex überträgt die Pflicht zur Akzeptanz der Wallet auf private vertrauende Parteien in benannten Sektoren wie Banken, Gesundheit, Verkehr, Energie, Bildung und Telekommunikation. Arbeitgeber zu sein ist keine dieser Grundlagen. Sind Sie auch in einem der benannten Sektoren tätig, erreicht Sie die Pflicht über diese Tätigkeit und nicht über Ihre Einstellungen.
Was eine Personalabteilung tatsächlich bindet, kommt stattdessen aus dem Arbeitsrecht. die Arbeitgebersanktionsrichtlinie 2009/52/EC auf EUR-Lex verpflichtet einen Arbeitgeber, der eine drittstaatsangehörige Person einstellt, vor Beginn der Beschäftigung zu prüfen, ob diese Person einen gültigen Aufenthaltstitel oder eine gleichwertige Erlaubnis besitzt, eine Kopie oder einen Nachweis davon mindestens für die Dauer der Beschäftigung zur Einsichtnahme bereitzuhalten und die zuständige Behörde zu unterrichten. Bei Staatsangehörigen der EU oder des EWR gibt es nichts Vergleichbares zu prüfen: Verordnung (EU) 492/2011 über die Freizügigkeit der Arbeitnehmer, auf EUR-Lex bedeutet, dass überhaupt keine Arbeitserlaubnis erforderlich ist.
Personaldienstleister stehen in beiden Positionen zugleich. Sie führen Prüfungen im Auftrag eines Arbeitgebers durch und sind für die Beschäftigten auf ihrer eigenen Lohnliste selbst Arbeitgeber, derselbe Prozess muss also zwei Sätze von Erwartungen erfüllen, wer was abgefragt hat und mit welcher Befugnis.
Das Verfahren zur Arbeitsberechtigung legt die nationale Umsetzung fest, nicht die EU-Ebene. Beschreiben Sie die Regel Ihres eigenen Mitgliedstaats, statt ein gemeinsames europäisches Verfahren vorauszusetzen.
Wo die Wallet bei Einstellungen tatsächlich auftaucht
Sechs Punkte im Einstellungszyklus, in der Praxis, sobald eine Bewerberin oder ein Bewerber Credentials vorlegen kann:
- Identitätsprüfung der Bewerberin oder des Bewerbers, beim Angebot und erneut bei der Vertragsunterzeichnung
- Prüfung der Arbeitsberechtigung, wenn die eingestellte Person drittstaatsangehörig ist
- Prüfung von Diplomen und beruflichen Zertifizierungen bei Stellen, die eine Anforderung nennen
- Hintergrundprüfung und Screening, einschließlich der Referenzen, denen ein Arbeitgeber heute per E-Mail hinterherläuft
- Onboarding von Auftragnehmern und Zeitarbeitskräften, bei dem die prüfende Stelle nicht der Arbeitgeber ist
- Identität in der Entgeltabrechnung, wo dieselbe Person gegenüber einem anderen System erneut nachgewiesen werden muss
Die Credentials, auf die es hier ankommt
Sechs Credential-Typen decken das meiste ab, was ein Einstellungsprozess verlangt. PID sind die Personenidentifizierungsdaten, die jede Wallet mitführt. Eine von einer Behörde ausgestellte Attestierung über die Arbeitsberechtigung oder den Aufenthalt ist eine PuB-EAA; ein Diplom oder eine Zertifizierung von einem qualifizierten Aussteller ist in der Regel eine QEAA. Diplome haben insbesondere bereits ihr eigenes europäisches Format, die European Digital Credentials for Learning, aufgebaut auf dem Europass-Rahmen, das älter ist als die Wallet und mit ihr abgestimmt statt durch sie ersetzt wird. Quelle
| Credential | Wer es ausstellt | Wer sich darauf verlässt |
|---|---|---|
| PID | Nationaler PID Provider | Recruiting, bei der Identitätsprüfung vor dem Vertrag |
| Attestierung über Arbeitsberechtigung oder Aufenthalt | Nationale Ausländer- oder Aufenthaltsbehörde | Compliance, für die Prüfung vor Beschäftigungsbeginn bei einer drittstaatsangehörigen Person |
| Diplom (European Digital Credential for Learning) | Verleihende Hochschule, Fachschule oder Bildungsanbieter | Recruiting, wenn die Stelle eine Qualifikationsanforderung nennt |
| Berufliche Zertifizierung oder Zulassung | Berufsverband, Zertifizierungsschema oder nationales Register | Führungskraft oder Bauleitung, bevor die Arbeitskraft beginnt |
| Attestierung über den beruflichen Werdegang | Früherer Arbeitgeber oder eine Entgeltabrechnungs- oder Sozialversicherungsstelle | Screening, statt einer Referenz per E-Mail hinterherzulaufen |
| Mandats-Credential für den Dienstleister | Der Arbeitgeber, an den in seinem Auftrag handelnden Personaldienstleister | Die Bewerberin oder der Bewerber, die sehen können, für welchen Arbeitgeber der Dienstleister fragt |
Was sich gegenüber dem heutigen Vorgehen ändert
- Ein an eine Recruiterin oder einen Recruiter gemailter Passscan, der im HR-System abgelegt wird, weicht einer signierten Attributvorlage, sodass der Identitätsschritt kein Dokument mehr erzeugt, das Sie anschließend schützen müssen.
- Ein Diplom, das auf Treu und Glauben angenommen oder gegen eine Gebühr je Prüfung an eine Verifizierungsstelle geschickt wird, weicht einem Credential, dessen Signatur auf die verleihende Einrichtung zurückführt.
- Einer Referenz, der eine Woche lang per E-Mail hinterhergelaufen wird, tritt dort, wo der frühere Arbeitgeber eine ausstellt, eine Attestierung über den beruflichen Werdegang an die Seite, die die Bewerberin oder der Bewerber bereits besitzt.
- Ein bei jedem neuen Arbeitgeber vollständig wiederholtes Screening ist der Fall mit dem größten Gewinn und der am wenigsten geklärten Lage, denn wie lange ein Ergebnis gültig bleibt und wer es einsehen darf, ist eine Frage nationaler Regeln und nicht der Technik.
Durchgerechnetes Beispiel: ein Auftragnehmer aus einem anderen Mitgliedstaat, freigegeben vor Tag eins
Ein Unternehmen braucht für einen Sechsmonatsvertrag eine zertifizierte Elektroingenieurin oder einen zertifizierten Elektroingenieur vor Ort. Die Person lebt in einem anderen Mitgliedstaat, hat dort einen Hochschulabschluss und eine Zertifizierung aus einem Schema in einem Drittland. Heute läuft das ungefähr so: Die Person mailt einen Passscan, der Dienstleister legt ihn ab, das Diplom geht an eine Verifizierungsstelle, die Zertifizierungsstelle wird separat kontaktiert, und die Bauleitung vor Ort nimmt die Zertifizierung einstweilen auf Treu und Glauben hin, weil sich der Starttermin nicht verschiebt. Der Auftragnehmer ist in Woche eins vor Ort und irgendwann in Woche zwei vollständig freigegeben.
Mit Wallets auf beiden Seiten sendet der Dienstleister eine einzige Anfrage. Die Bewerberin oder der Bewerber gibt sie frei und legt PID vor, eine Attestierung über die Arbeitsberechtigung, sofern die Einstellung eine braucht, das Diplom als digitales Credential der verleihenden Hochschule und die Zertifizierung des ausstellenden Schemas. Jedes davon wird gegenüber seinem Aussteller verifiziert und nicht gegenüber einer Kopie. Der Dienstleister gibt dem Arbeitgeber ein verifiziertes Ergebnis zurück, nicht die zugrunde liegenden Dokumente.
Was die Wallet hier beseitigt: den gemailten Scan, der in drei Postfächern liegt, die Gebühr der Verifizierungsstelle und deren Bearbeitungszeit, und die Lücke, in der eine Bauleitung eine Behauptung akzeptiert, weil der Starttermin feststeht. Was sie nicht beseitigt: die Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers, wenn die eingestellte Person drittstaatsangehörig ist, jede baustellenspezifische Eignungsbeurteilung, die die Bauleitung in eigener Verantwortung vornimmt, und die Tatsache, dass dies nur so weit funktioniert, wie die verleihende Hochschule und das Zertifizierungsschema tatsächlich Credentials ausstellen, was heute ungleichmäßig ist.
Arbeitsberechtigung, Aufbewahrung und Screening-Daten
Die Arbeitsberechtigung ist ein nationales Verfahren: die Pflicht auf EU-Ebene besteht darin, vor Beginn der Beschäftigung zu prüfen und belegen zu können, dass man es getan hat. Die Dokumentenliste, die Form des Nachweises und das Kontrollregime legt jeder Mitgliedstaat bei der Umsetzung der Richtlinie fest, und sie unterscheiden sich. Eine Wallet-Vorlage ändert die Belege, die Sie halten, die Frage vor Ort lautet also, ob Ihre nationale Regel eine verifizierte Vorlage und einen Protokolleintrag anstelle einer Dokumentenkopie akzeptiert. Quelle
Das Problem der Ausweiskopie: ein HR-System, das Scans von Pässen und Aufenthaltstiteln vorhält, hält genau die Daten vor, die bei einer Datenpanne am meisten schaden, meist länger als beabsichtigt, und die Datenminimierung nach der GDPR spricht gegen diese Aufbewahrung. Die Vorlage einer Attestierung erlaubt Ihnen, ein Attribut zu verifizieren, ohne das dahinterliegende Dokument zu erhalten, was verringert, was Sie aufbewahren. Auf null bringt es das nicht, solange für diese Einstellung eine Aufbewahrungspflicht gilt. Quelle
Anerkennung ist nicht Verifizierung: bei einem reglementierten Beruf sind die Bestätigung, dass eine Qualifikation echt ist, und die Bestätigung, dass sie zur Berufsausübung in Ihrem Land berechtigt, zwei verschiedene Fragen. Die Anerkennungsrichtlinie regelt die zweite, und ein Credential beantwortet sie nicht. Verifizieren Sie mit der Wallet, anerkennen Sie über den bestehenden Weg. Quelle
Screening-Daten werden gesondert behandelt: Daten über strafrechtliche Verurteilungen haben nach der GDPR ein eigenes Regime und dürfen grundsätzlich nur unter behördlicher Aufsicht oder dort verarbeitet werden, wo das nationale Recht Garantien vorsieht. Das begrenzt die Idee des portablen Screenings stärker als jede technische Schranke, und wie eine Screening-Attestierung hineinpassen würde, ist zum Zeitpunkt der Erstellung nicht geklärt. Quelle
Ob eine verifizierte Wallet-Vorlage eine nationale Aufbewahrungspflicht erfüllt, und wie Mandats-Credentials für delegierte Anfragen von Dienstleistern standardisiert werden, sind zum Zeitpunkt der Erstellung beides offene Punkte. Prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie einen Prozess um eines von beiden herum entwerfen. das ARF auf GitHub
Wenn der Dienstleister fragt: die Mandatskette
Eine Person, die von einer Recruiterin oder einem Recruiter, die sie nie getroffen hat, nach Ausweisdokumenten gefragt wird, kann nicht erkennen, ob die Anfrage berechtigt ist, und heute ist die Antwort eine E-Mail-Signatur. Ein Mandats-Credential macht daraus etwas Prüfbares: Der Dienstleister zeigt, in wessen Auftrag er handelt, und der Arbeitgeber bekommt ein Ergebnis zurück statt einer Mappe voller Dokumente.
Was jetzt zu tun ist
- Erfassen Sie, was Ihr Einstellungsprozess derzeit als Dokument und nicht als Prüfung erhebt: Passscans, Kopien von Aufenthaltstiteln, Diplom-PDFs. Jedes davon ist ein Kandidat für die Ablösung durch eine Vorlage, und jedes davon ist zugleich eine Aufbewahrungsfrage, die Sie bereits mit sich tragen.
- Stellen Sie Ihrer Rechts- oder Compliance-Funktion eine konkrete Frage: Was genau müssen wir nach unserer nationalen Umsetzung der Regeln zur Arbeitsberechtigung aufbewahren, und würde eine verifizierte Vorlage samt Protokolleintrag dafür genügen? Die Antwort bestimmt, wie viel vom Problem der Ausweiskopie eine Wallet für Sie tatsächlich lösen kann.
- Starten Sie den Pilotbetrieb zuerst bei grenzüberschreitenden Einstellungen und bei Stellen mit ausdrücklicher Qualifikationsanforderung. Dort ist der heutige Prozess am langsamsten und dort ersetzt ein Credential eine Verifizierungsstelle, statt eine Prüfung zu verdoppeln, die Sie ohnehin günstig durchführen.
Einstellen heute gegenüber Einstellen mit der EUDI Wallet
| Dimension | Heute | Mit der EUDI Wallet |
|---|---|---|
| Dauer bis zum Onboarding | Tage bis Wochen, bestimmt von der dritten Partei, die zuletzt antwortet: die Verifizierungsstelle, der frühere Arbeitgeber, der Screening-Anbieter | Minuten für die Prüfungen, für die die Bewerberin oder der Bewerber bereits Credentials besitzt; was weiterhin eine dritte Partei erledigt, dauert so lange wie zuvor |
| Aufbewahrte Dokumente | Scans von Pässen, Aufenthaltstiteln und Diplomen liegen so lange in der Personalakte, wie es die Aufbewahrungsregel vorsieht, und manchmal länger | Ein verifiziertes Ergebnis statt des zugrunde liegenden Dokuments, außer dort, wo die nationale Umsetzung der Aufbewahrungspflicht weiterhin eine Kopie oder einen Nachweis verlangt |
| Verifizierungskosten | Gebühren je Prüfung an Diplom-Verifizierungsstellen und Screening-Anbieter, dazu die Zeit, die das Recruiting mit Hinterherlaufen verbringt | Der Aussteller hat die Arbeit bereits erledigt, eine Vorlage wird also ohne Gebühr je Prüfung verifiziert; die Prüfungen, die kein Credential abdeckt, kosten weiterhin, was sie kosten |
| Grenzüberschreitende Reichweite | Ein Diplom oder eine Zertifizierung aus einem anderen Mitgliedstaat bedeutet oft einen Anerkennungsantrag, eine Übersetzung oder eine Stelle, die dieses Land abdeckt | Ein in irgendeinem Mitgliedstaat ausgestelltes Credential wird auf dieselbe Weise vorgelegt, sobald Wallets und die einschlägigen Attestierungs-Rulebooks auf beiden Seiten vorhanden sind |
Weiterführende Beiträge
Diese verwandten Seiten sind in Arbeit und werden hier verlinkt, sobald sie veröffentlicht sind:
- Wer die EUDI Wallet akzeptieren muss
- Fristen von eIDAS 2
- So akzeptieren Sie EUDI Wallet-Credentials
- Checkliste zur EUDI Wallet-Konformität
Bereits veröffentlicht: eIDAS 2.0 und die Zukunft der digitalen Identität, und das Glossar für die oben verwendeten Begriffe.
Häufig gestellte Fragen
Sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die EUDI Wallet zu akzeptieren?
Als Arbeitgeber in der Regel nicht. Die Pflicht zur Akzeptanz der Wallet aus eIDAS 2.0 trifft private vertrauende Parteien in benannten Sektoren wie Banken, Gesundheit, Verkehr, Energie, Bildung und Telekommunikation. Arbeitgeber zu sein ist für sich genommen keine dieser Grundlagen. Ist Ihre Organisation auch in einem benannten Sektor tätig, erreicht Sie die Pflicht über diese Tätigkeit, nicht über Ihre Einstellungen. Was HR sehr wohl erreicht, ist das Arbeitsrecht und das Recht der Arbeitsberechtigung: Es legt fest, was Sie prüfen und was Sie aufbewahren müssen. Die Wallet ist ein neuer Weg, diese Prüfung durchzuführen, keine neue Pflicht.
Können wir aufhören, Kopien von Ausweisdokumenten in der Personalakte aufzubewahren?
Nicht automatisch, und das ist der Punkt, bei dem Vorsicht am meisten lohnt. Die Arbeitgebersanktionsrichtlinie verpflichtet einen Arbeitgeber, der eine drittstaatsangehörige Person einstellt, eine Kopie oder einen Nachweis des Aufenthaltstitels mindestens für die Dauer der Beschäftigung zur Einsichtnahme bereitzuhalten. Was als hinreichender Nachweis gilt, bestimmt die Umsetzung des jeweiligen Mitgliedstaats, daher hängt es von Ihrer eigenen nationalen Regel ab, ob eine verifizierte Wallet-Vorlage samt Protokolleintrag dafür genügt. Eine Wallet verringert, was Sie überhaupt erheben müssen; sie hebt eine Aufbewahrungspflicht nicht von selbst auf.
Ändert sich etwas bei der Einstellung von EU-Staatsangehörigen?
Es ändert den Papierkram, nicht den Anspruch. Eine Staatsangehörige oder ein Staatsangehöriger der EU oder des EWR benötigt nach den Freizügigkeitsregeln ohnehin keine Arbeitserlaubnis, um in einem anderen Mitgliedstaat zu arbeiten, es gibt also keinen Titel zu prüfen. Wo die Wallet bei einer EU-Einstellung hilft, ist alles, was danach kommt: Identität nachweisen, ohne einen Passscan zu mailen, und ein Diplom oder eine berufliche Zertifizierung aus einem anderen Land nachweisen, ohne Anerkennungsantrag oder Verifizierungsstelle.
Ersetzt ein Diplom-Credential eine Verifizierungsstelle?
Für ein Diplom, das die Hochschule als digitales Credential ausgestellt hat, ja, in dem Sinne, dass die Prüfung keine dritte Partei mehr braucht, um den Abschluss zu bestätigen: Die Signatur führt direkt auf die verleihende Einrichtung zurück. Zwei Einschränkungen. Eine Stelle, die zusätzlich bewertet, ob eine ausländische Qualifikation einer inländischen gleichwertig ist, tut etwas, das ein Credential nicht tut, und diese Anerkennungsfrage bleibt bestehen. Und die Abdeckung ist ungleichmäßig, rechnen Sie also damit, beide Wege noch einige Jahre parallel zu fahren, statt vollständig umzustellen.
Können wir mit der Wallet ein Screening eines früheren Arbeitgebers wiederverwenden?
Das ist die Richtung, aber es ist der am wenigsten geklärte Teil dieser Seite. Technisch könnte ein als Attestierung ausgestelltes Screening-Ergebnis einem zweiten Arbeitgeber vorgelegt werden, statt die Prüfung erneut durchzuführen. Rechtlich unterliegen Daten über strafrechtliche Verurteilungen einer besonderen Behandlung nach der GDPR, und nationale Regeln legen häufig fest, wie aktuell eine Prüfung sein muss und wer sie einsehen darf. Behandeln Sie portables Screening als etwas, das man beobachtet, und nicht als etwas, auf dem man heute einen Prozess aufbaut.
Wie funktioniert das, wenn ein Personaldienstleister die Prüfung für uns übernimmt?
Ein Mandats-Credential ist der Mechanismus, auf den die Architektur verweist: Der Arbeitgeber stellt dem Dienstleister ein Credential aus, das den Umfang dessen benennt, was er abfragen darf, der Dienstleister legt dieses Mandat zusammen mit seiner Anfrage vor, und die Bewerberin oder der Bewerber kann sehen, welcher Arbeitgeber tatsächlich hinter der Frage steht. Zurück an den Arbeitgeber geht ein verifiziertes Ergebnis und nicht die Dokumente der Bewerberin oder des Bewerbers. Wie Mandate dieser Art standardisiert werden, wird noch erarbeitet, prüfen Sie also den aktuellen Stand, bevor Sie einen Prozess um ein bestimmtes Muster herum entwerfen.
Diese Seite zitieren
Credenco. (2026). Die EUDI Wallet für HR und Recruiting: was sich wirklich ändert. Abgerufen am 19. September 2026, von https://www.credenco.com/de/explained/eudi-wallet-for-hr-and-recruitment
Änderungsverlauf
- 2026-09-19: Seite veröffentlicht.
Diese Seite dient der Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Lassen Sie die Anforderungen aus eIDAS 2.0 sowie aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der Arbeitsberechtigung und dem Datenschutz, die für Ihre Organisation gelten, von qualifizierten Rechtsberatern bestätigen.
Auf dieser Seite herangezogene Quellen: eIDAS 2.0 (Verordnung (EU) 2024/1183) auf EUR-Lex, die Arbeitgebersanktionsrichtlinie 2009/52/EC auf EUR-Lex, Verordnung (EU) 492/2011 über die Freizügigkeit der Arbeitnehmer, auf EUR-Lex, Richtlinie 2005/36/EC über die Anerkennung von Berufsqualifikationen, auf EUR-Lex, der Europass-Beschluss (EU) 2018/646 auf EUR-Lex, die GDPR (Verordnung (EU) 2016/679) auf EUR-Lex, das ARF auf GitHub.
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